Externalizarea activitatilor

Externalizare, Contabilitate, MRU, Personal, IT


Externalizarea activitatilor
1. Necesitatea externalizarii,

Intreprinderile au tendinta din ce în ce mai mult de a se (re)centra pe activitatile lor de baza denumite si activitati de baza în scopul ameliorarii competitivitatii lor si pentru a reduce SC ca urmare a evolutiei într-un mediu concurential exacerbat. Pentru a face apel la tehnicile pe care întreprinderea nu le detine sau pe care nu le pot exersa într-un mod rentabil sau care ar face gestiunea întreprinderilor prea complexa, un numar de întreprinderi s-au întors spre meseria lor de baza, scapând de sarcinile cu valoare adaugata redusa pe care le executau înainte. Este util ca înainte de a întelege acest proces sa definim externalizarea.

Externalizarea este procesul prin care o întreprindere deleaga si încredinteaza unei societati partener o operatie, sarcina sau functie care se integreaza în activitatea sa glob 929b16j ala, dar pe care trebuia sa o asigure ea însasi.

Ea consta într-o relatie sistematica de parteneriat si se adreseaza unei prestatii, aceste relatii fiind stabilite printr-un contract. Externalizarea nu trebuie confundata cu subtratarea care este un transfer de executii, în timp ce externalizarea este un transfer de responsabilitate. Astfel, strategia de externalizare cuprinde anumite sectoare de activitate si atinge toate serviciile întreprinderii. De fapt toate activitatile care nu sunt creatoare de valoare adaugata sau creatoare de valoare mica în cadrul unei întreprinderi si care nu face parte din activitatile de baza sunt în general externalizate. Inainte de a întelege mai bine functia acestei politici de externalizare vom atasa functia de logistica - o functie transversala a întreprinderii care vizeaza armonizarea, sincronizarea acelor fluxuri fizice rare (materii prime, componente în curs de executie, produse finite, ambalaje si deseuri) si de informatii.

Prin externalizare ne propunem sa raspundem la 3 întrebari:

• De ce externalizam?

• Prin cine si cum externalizam?

• Riscurile externalizarii?

2. De ce externalizam?

Spunem adesea ca a face costa mai scump decât cumpararea, dar activitatile externalizate sunt întotdeauna cele care nu creaza / sau creaza o valoare adaugata mica. Analizând mai profund situatia se constata ca nu este cazul.

Intr-adevar întreprinderile au tendinta sa externalizeze anumite functii din urmatoarele ratiuni principale: calitate, rentabilitate, suplete, reactivitate. Sa luam exemplu din logistica transportului de marfuri: transportul este un post oneros si dificil de pus în practica deoarece necesita mult timp si investitii mari.

Eficacitatea - întreprinderea care externalizeaza câstiga timp prin încredintarea altora a ceea ce ea renunta sa asigure. Intreprinderile se concentreaza astfel asupra activitatii de baza în care ele sunt mult mai performante, având un grad de control mai mult sau mai putin acentuat în functie de modul de externalizare preferat. Prestatiile la care ele fac apel sunt mai eficiente în aceste activitati periferice, care sunt de fapt activitatile lor de baza ale firmelor care accepta preluare activitatilor. Aceasta relatie contractuala bazata pe încredere, durata si interdependenta, permite un palier limita de organizare, de integrare fara limite mentinând însa avantajele care rezulta din utilizarea pietei. Este deci necesara o atentie particulara acordata contractului care reglementeaza relatiile cu prestatorul si care asigura întreprinderii o anumita seninatate în ceea ce priveste rezultatele scontate.

Reactivitatea – externalizarea logisticii duce la o mai mare adaptabilitate la schimbari, asigura o reactivitate ridicata de fiecare data. Intr-adevar în contextul economic actual marile întreprinderi patineaza datorita dimensiunilor mari ceea ce le face sa avanseze greu. Recursul la formarea de întreprinderi mici si mijlocii permite o flexibilitate mai mare si o reactivitate sporita fata de variatile cererii. Intr-un alt context prestatorul se angajeaza în mod egal sa asigure continuitatea pretatiilor si sa suprime activitatile cotidiene, descarcând astfel întreprinderea de greutati.

Rentabilitatea - externalizarea implica în general o scadere a costurilor, ceea ce duce la o ameliorare a rentabilitatii. In primul rând ea permite scaderea costului social al întreprinderii personalul pe care întreprinderea îl folosea înainte pentru o activitate acum externalizata si sarcinile sociale care reveneau fiind transferate prestatorului.

Calitatea – prestatorii sunt certificati în general prin norma ISO 9002, ei sunt deci recunoscuti în profesia lor. Activitatile externalizate sunt specialitatea prestatorilor din moment ce acestia sunt asociati, riscurile întreprinderii sunt mici si participa la succesul sau. Ei sunt deci responsabili de obiective care sunt aceleasi cu ale întreprinderii ce le externalizeza, asigurând clientului final calitatea prestatiei. Externalizarea este de asemenea o solutie pentru personalul calificat permitând astfel prestatii de calitate fara a le forta.


3. Prin cine si cum?

Prin cine ?

Alegerea partenerului necesita o atentie particulara deoarece aceasta alegere va influenta eficienta si rentabilitatea întreprinderii. De aceea prestatorul trebuie sa îndeplineasca un anumit numar de calitati si este selectat dupa o analiza riguroasa.

Calitatile esentiale pe care întreprinderea le cere vis-a vis de prestator sunt:

• competente certificate în domeniul logisticii: prestatorul trebuie sa posede cunostinte solide, actualizate, precum si capacitatea de a le dezvolta,

• prestatorul trebuie sa fie dotat cu capacitate de inovatie, cu flexibilitate si reactivitate. El trebuie sa fie capabil sa reactioneze si sa faca fata preocuparilor întreprinderii,

• trebuie deasemenea sa dispuna de capacitate de investitie precum si de soliditate financiara, trebuind sa demonstreze perenitatea structurilor sale,

• evident, logicianul trebuie sa pastreze confidentialitatea contractelor,

• prestatorul trebuie între altele sa ofere o disponibilitate si o facultate de a asculta permanent pentru a se putea stabili o relatie de încredere puternica,

• în final, logicianul trebuie sa fie dotat cu o capacitate si o vointa de a ajuta întreprinderea sa creeze valori. Acesta calitate suplimentara permite dezvoltarea spiritului de parteneriat si angajarea prestatorului în timp.

Demersul tipic de selectie a unui logistician urmeaza o schema relativ bine structurata - este vorba mai întâi de adunarea informatiilor pentru definirea segmentelor de piata vizate / atinse, a serviciilor cerute si a perimetrului prestatiei. Intreprinderea trebuie apoi sa procedeze la detalierea nevoilor (capacitate si tehnica / mod de lucru) pentru a descoperi mai multi prestatori potentiali. Plecând de la acestea întreprinderea este apta sa constituie o lista de oferte. Odata obtinute raspunsurile la oferte, întreprinderea realizeaza o prima evaluare a raspunsurilor pentru a face o preselectie. Apoi va face o a doua evaluare a capacitatilor prestatorilor selectionati anterior, iar în final va selecta prestatorul agreat si va proceda la definirea si constituierea proiectului.

Diferiti logisticieni concureaza pentru anumite tipuri de activitati:

- pe de o parte logicienii transportatori pentru întreprinderile care externalizeaza cu toata încrederea tot sau doar o parte din lantul lor logistic, apoi gestiunea aprovizionarii uzinelor , pâna la distributia de produse noi,

- pe de alta parte exista alti logicieni care pe lânga logistica pot fi încadrati cu conditionarea paletilor, asamblarea pieselor, precum si cu gestiunea deseurilor si, în final pietele virtuale care se ocupa de logistica internet.

Cum?

Este vorba de mijloacele care ajuta la externalizare si de rezultatele noilor tehnologii de informatii si de comunicatii, dar si de abordarea extinsa a serviciilor pe care cel care da ordin le deleaga prestatorului. Necesitatea stapânirii noilor tehnologii de informatie si de comunicatie precum si stapânirea exploatarii fluxului de informatii asociate fluxului fizic a devenit un element esential din paleta responsabilitatilor logicienilor. Astazi o buna utilizare a noilor tehnologii de informatii si de comunicare a devenit primordiala si cunoaste o dezvoltare intensa. Tendinta spre externalizare necesita o vigilenta sporita mai ales în ceea ce priveste fluxul informational pentru a mentine o putere de negociere suficienta cu prestatorii. Intrebarea care se pune deci este urmatoarea: care sunt mijloacele disponibile pentru a ajuta la stapânirea acestui flux? Bineînteles mijloacele rezultate din noile tehnologii ale informatilor si ale comunicatiilor utilizate cel mai frecvent ramân internetul si intranetul pentru retelele interne ale întreprinderii. Trebuie sa stiti ca exista o multime de softuri:

- SAP (Advanced Plannig System) este vorba de un sotf SCM care reprezinta o revolutie în conceptul de abordare a logisticii si furnizeaza un raspuns în materie de mijloace de pilotaj al lantului logistic,

- ERP (Entreprise Resources Planing) – logiciel de gestiune tranzactionala în care logictica se bazeaza pe înregistrarile tranzactiilor de baza ale procesul (punct de comanda, intrari si iesiri din depozit, din unitate).



Instabilitatea mediului înconjurator poate conduce la punerea în practica de metode de reconcepere a retelelor de circulatie. Prestatorii de logistica trebuie sa se dezvolte în timp real pentru a da raspunsuri la toate problemele aparute pe neasteptate

Evolutia externalizarii - se constata ca, din ce în ce mai mult, cel care da ordinul (comanda) extinde importanta prestatiilor logistice pe care le externalizeaza. Mai înainte, sarcinile delegate se limitau mai ales la tratamentul fluxurilor de punere la dispozitia clientului a produselor. Fluxurile concentrate erau deci cele care mergeau de la întreprindere spre piete si contrafluxurile erau considerate ca marginale. Astazi ele devin destul de importante ca sa întârzie si chiar sa antreneze o restructurare a nodurilor de circulatie a produselor însasi ceea ce presupune si o repunere în cauza a infrastructurilor si organizarilor de logistica a acestui contraflux (recuperarea deseurilor si reciclarea, recuperarea pieselor uzate, SDV, ambalaje) daca nu sunt externalizate reprezinta volume ce pot varia între 10 – 30% din volumele ce ies din antrepozite. Acesta cifra relativ importanta arata nevoia si interesul pe care le au întreprinderile pentru ca sa-si externalizeze logistica. Aceasta nevoie acuta este la baza diversificarii prestatorilor de logistica de azi.

In final trebuie sa stim ca acei care dau ordinile au un interes suplimentar pentru a-si extinde prestatiile lor externalizate pentru a realiza economii de scala. Intr-adevar cu cât numarul de servicii realizate de prestatori este mai important cu atât costurile sunt mai reduse.

Exemplul IBM – a realizat o selectie drastica a prestatorilor consultand 27 de specialisti. Dupa analiza nu au ramas decât 5 finalisti, din care 3 au fost abandonati definitiv. Cei doi câstigatori ai pietei au fost Geodis pentru Franta, Italia si Germania, iar Tibbet&Britten pentru partea britanica

IBM a încredintat prestatorilor sai :

• distributia si gestiunea masinilor si pieselor,

• gestiunea imobiliara si ingineria financiara : Geodis este însarcinata cu vânzarea lenta (încetul cu încetul) a antrepozitelor si fondurilor de comert detinute inutil de IBM,

• este evocata posibilitatea de a încredinta lui Geodis o sarcina mare, asamblarea si configurarea PC-urilor,

In final transferul de salariati si a contractelor cu toate efectele lor ( la Geodis sunt 750 salariati ai IBM)

4. Riscurile externalizarii

Strategia de externalizare îsi gaseste justificarea în scaderea costurilor ce o însotesc si în necesitatea concentrarii eforturilor pentru meseriile de baza ale întreprinderii. Totusi ea are anumite riscuri (strategice, de exploatare si juridice) pe care trebuie sa le stapâneasca. Evolutia actuala pledeaza pentru adoptarea unui demers fondat pe crearea de valori ca si criterii de alegere între externalizare si integrare.

Riscurile sunt de diferite tipuri:

• riscuri legate de abordarea strategica a activitatii: fluctuatiile exercitate de întreprindere si care sunt considerate ca nestrategice la un moment dat pot deveni strategii în functie de evolutia activitatii si a pietei. Astfel, logistica a devenit o functie strategica si nu mai este o afacere de tehnicieni. Printre altele externalizarea se poate însoti de transferuri de tehnologie uneori irevocabile si de pierde de know-haw.

• riscurile legate de controlul exploatarii – externalizarea poate modifica raporturile de forte între întreprinderi. Astfel, multe întreprinderi care si-au încredintat tot sistemul lor de dezvoltare partenerilor de informatica au devenit dependenti de acestia. Activitatile de externalizare nu sunt întotdeauna exercitate la nivelul calitativ cerut, mai ales daca ele privesc sarcini putine, cu calificare scazuta, pentru acest motiv Novotel si-a reîntegrat activitatea de curatenie transformând “un post de cost în factor de valoare adaugata”.

• riscuri legate de activitate – desi externalizarea genereaza o reducere foarte importanta a costurilor “vizibile” ea provoaca printre altele o crestere a costurilor indirecte induse, ascunse care adesea sunt subestimate de întreprindere. Aceste costuri sunt consecinta necesitatii punerii la punct a unui dispozitiv de supraveghere si control al activitatiilor subfurnizorilor (coordonarea echipelor, actualizarea periodica a contractelor, definirea caietului de sarcini, urmarirea activitatii prestatorului). Uneori nu este întotdeauna usor pentru cel care da ordine sa stapâneasca elementele facturarii, ceeea ce are drept consecinta limitarea câstigurilor scontate la termen.

• riscuri juridice legate de gestiunea personalului – desi legea autorizeaza transferul de personal în cazul unei externalizari ce impune noului prestator reluarea contractelor de munca, întreprinderea trebuie sa faca acest transfer cu prudenta. Astfel, transferul de servicii sau activitati cu salariati cu tot nu este admis juridic decât daca aceste activitati sunt entitati economice autonome, adica “ un ansamblu organizat de personae si de elemente materiale sau imateriale ce permite exercitarea unei activitatti economice cu obiectiv propriu”.



Strategia de externalizare ca orice strategie este purtatoare de riscuri care nu pot fi suprimate. Trebuie sa se gaseasca mecanisme care sa permita delimitarea si stapânirea lor. O prima abordare a stapânirii acestor riscuri consta în repunerea tuturor preocuparilor pe termen scurt într-un demers prospectiv. Acesta necesita adoptarea unei viziuni care plaseaza clientul în centrul preocuparilor. In acest context, reducerea rapida a costurilor nu trebuie sa acopere efectele pe termen lung ale conducerii activitatilor întreprinderii deoarece vointa afisata de a reduce costurile risca sa determine întreprinderea sa transfere activitatile considerate periferice, dar care contribuie indirect la satisfacerea clientilor. Chiar o functie considerata ca nedecisiva astazi poate deveni decisiva în timp tinând cont de evolutia mediului si a cererii. Astfel, anumite întreprinderi care subtrateaza distributia produselor lor si-au reluat acesta functie având în vedere importanta acesteia în satisfactia clientului (cunoasterea clientului, calitatea primirii, amânarea tratarii cererilor, etc).

In ceea ce priveste aspectele legate de costuri si de rentabilitatea indusa de externalizare este necesara abordarea comparativa între costurile externalizariii (cautarea partenerului, de supraveghere si control, de oportunitatile legate de imobilizarea unor active) si costurile interne (de cordonare generate de activitatile care sunt de asemenea costuri). Acest demers care permite sa se tina cont si de costurile ascunse faciliteaza arbritajul între integrare si externalizare si se refera la teoria costurilor de tranzactionare dezvoltate de Coase si Williamson. Strategiile de externalizare puse în practica de anumite grupuri ca Benetton folosesc acesta metoda de control al costurilor. In loc sa se transfere o activitate de baza a întreprinderii catre un subfurnizor cu riscurile juridice enuntate anterior, este mai judicios realizarea unei filiale a acesteia.

Acest mod de abordare ofera întreprinderii o suplete mai mare în gestiunea perimetrului sau. Ea faciliteaza deasemenea si cesiunea activitatilor si tranferul personalului în caz de nevoie. In acest caz complexitatea si incertitudinea care caracterizeaza mediul întreprinderii le pun în situatia de a pune la punct strategii care consolideaza activitatile lor de baza, în schimb subtratând alte activitati. Aceste orientari vizeaza în principal scaderea costurilor. Dar acest obiectiv imediat nu trebuie sa excluda riscurile inerente unei asemenea strategii, riscuri care explica în parte politicile actuale de reintegrare a functiilor. Se contureaza o abordare mai orientata spre crearea de valoare adagata : nu se cauta sistematic realizarea de economii prin externalizare, se tenteaza privilegierea mentinerii întreprinderii, a activitatilor ce favorizeaza cresterea veniturilor gratie contributiei lor la crearea de valori. In aceasta perspectiva se poate sustine ca abordarea fondata pe scaderea costurilor trebuie sa fie înlocuita cu o logica bazata pe crearea de valori. Intreprinderile care doresc externalizarea activitatilor trebuie sa aiba în vedere ca asemenea optiuni si, în particular, impactul în timp al unei asemenea decizii asupra lantului creator de valoare.

5. Exemplul CARREFOUR-ului

La 8 iunie -1999, lânga Lyon, Carrefour-ul a inagurat o noua platforma de produse realizata de Hays Logistics, platforma care primeste si livreaza în maxim 24 h pe 20 000 m2 în flux continu, cu o capacitate maxima de 250 000 t /an.

Originalitatea sa consta în faptul ca ea integreaza produsele absente ale vechilor modele de platforme (peste, carne) sau gestiunea deseurilor. Carrefour-ul a dorit sa scape de gestiunea greoaie pentru a putea sa se concentreze pe activitatea sa de baza: vânzarea. Firma si-a definit deci modelul sau logistic: un flux tras prin magazine într-o maniera în care sa raspunda cât mai bine si mai rapid posibil asteptarilor clientilor.

Obiectivele Carrefour-ului au fost:

• optimizarea si reactivarea lantului, de la magazine pâna la furnizori. Optimizarea este obtinuta gratie faptului ca suprafata din spatele magazinului este deseori libera, ceea ce duce la cresterea partilor dedicate vânzarilor fara a recurge la cereri de marire a suprafetei magazinului la serviciile publice respective. Intr-adevar dupa legea Rafarin a devenit foarte dificila obtinerea permisului de crestere a suprafetei în scopul pastrarii / mentinerii micului comert. Lantul este reactivat gratie unei gestiuni a stocurilor mai performanta realizata de profesionisti ai logisticii. Noua organizare a permis o receptie si o livrare a produselor într-un termen de 24 h.

• garantarea unei disponibilitati totale a sortimentelor cu o rata de ruptura cât mai mica posibil. Noua platforma logistica permite realizarea sistemului de livrare, o masificare a fluxurilor cu camioane încarcate la maxim si omogene (generând o economie a costurilor de aprovizionare de 5 – 20%), o optimizare a conditilor de achizitii. Disponibilitatea totala si nivelul de ruptura au fost deci minimizate gratie unei organizari în volum si unei mai bune gestiuni a timpului.

Mijloacele folosite de Carrefour:

• externalizarea si subtratarea prestarii logistice la 100%, urmarind calitatea produselor. Mai întâi externalizarea de 100% determina o economie de personal, aceasta noua platforma este formata din 200 salariati a lui Hays Logistics si numai 10 ai Carrefour-ului. Munca lucratorilor Carrefour consta în comunicarea culturii întreprinderii lor care presupune si mentinerea unei calitati a externalizarii. Ea a permis si descarcarea destiunii pentru sefii de raioane cu sarcinile de aprovizionare, la nivel national 85% din volumul de achizitii este descentralizat la sediul Carrefour.

• organizarea livrarilor în flux continuu cu reaprovizionarea automata în functie de vânzari. Obiectivul organizarii platformei este de a lipi aprovizionarea cu vânzarea si de a simplifica viata magazinelor. Organizarea permite si o gestiune mai fina a referintelor cu consecinta directa a cresterii numarului de la 10 000 la 12 500 de articole. Intr-adevar livrarea în flux continuu la supermarkete se traduce printr-o strategie elaborata: nevoile în aprovizionare sunt transmise zilnic prin EDI la sediul Evry care le retransmite platformelor sale. Rezultatul acestei noi platforme este disparitia stocurilor în supermarket-uri. Este fals sa credem ca acestea au fost deplasate la Lyon pe platforma deoarece aceasta este doar o zona de tranzit, de receptie si de redistributie a marfurilor. Pe viitor singurile stocuri se vor gasi la raion.

• Comparatii privind functionarea altor supermarket-uri: Leclerc – practica înca livrarea “în direct” la o cota de 75%; Casino, Intermarche –aprovizioneaza la 95% prin acest mijloc, dar ei tin întreaga gestiune a antrepozitelor, pe când Carrefour face apel în mod sistematic la prestatori de logistica pentru antrepozite. Scopul este sa ramâna centrati pe activitatea de baza care este vânzarea.

Comparând domeniile în care se efectueza externalizarea în Europa , constatam ca ele sunt în crestere de la an la an pentru functia logistica de la marile întreprinderi: 68 % din întreprinderile analizate au externalizat logistica în 2 000 comparativ cu 49% în 1999. Functiile de distributie, logistica, transport trec pe locul I de pe II, înaintea informaticii si telecomunicatiilor si devin deci functiile cele mai externalizate. Acesta crestere este rezultatul progresiei nete a tuturor componentelor, adica: transport, vehicule, stocare, logistica. Activitatile logisticii în sens larg deja externalizate puternic ne pot conduce la rationamentul ca acest fenomen este în crestere datorita importantei logisticii în noile conditii economice.

Bibliografie:

Alain Spalanzani – Precis de gestione industrielle et de production, La gestion en plus, Corlet –1996,

Bill Donaldosn –Managementul vânzarilor, Codecs –1998,

Michiel Leenders, Harold Fearon, Jean Nollet – La gestion des approvisionnemnts et des matieres, Transcontinental –1998,

Sursa: http://www.scritube.com


2274 citiri | Autor: Ehipa EuroProfis.ro | Publicat in data de 07 Iunie 2011